Registre achats malin
- Obligation : les vendeurs de marchandises et prestations BIC doivent tenir un registre validé selon le code APE et fiscal.
- Traçabilité : inscrire date fournisseur référence et montant TTC, ajouter mode de paiement et description courte pour justifier usage professionnel.
- Sécurité : préférer Excel ou Google Sheets avec sauvegardes et exports PDF horodatés, conserver pièces dix ans, classer par exercice.
Le registre des achats est obligatoire pour les auto‑entrepreneurs qui vendent des marchandises ou qui réalisent des prestations soumises au régime des bénéfices industriels et commerciaux. Vous pouvez tenir ce registre sans risque en inscrivant les mentions utiles et en choisissant un format modifiable avec sauvegardes. Ce guide pratique indique qui doit le tenir, quoi inscrire, comment le conserver et quelles précautions prendre pour éviter un redressement.
Le registre des achats est obligatoire pour certaines activités de l’auto‑entrepreneur
Le statut micro‑entrepreneur doit être vérifié en fonction de l’activité exercée pour savoir si le registre est exigé. Le registre des achats est d’abord une obligation pour les activités d’achat‑revente et certaines prestations soumises aux règles BIC, comme le prévoit le code général des impôts et le site service‑public.fr. Vous devez contrôler votre code APE et votre régime fiscal avant d’ouvrir un registre et, en cas de doute, demander une confirmation écrite à votre expert‑comptable ou à l’URSSAF.
- 1/ Qui : les vendeurs de marchandises et certaines prestations BIC doivent tenir le registre.
- 2/ Vérification : consulter service-public.fr ou legifrance pour valider l’obligation selon votre activité.
- 3/ Sanction : absence de registre expose à un rappel et à une remise en cause des opérations déclarées.
Le contenu du registre doit inclure date fournisseur description montant TTC mode de paiement et référence
Vous devez inscrire systématiquement la date du règlement, l’identité du fournisseur et la référence facture pour assurer la traçabilité. La mention du montant TTC facilite le rapprochement avec la trésorerie et la déclaration fiscale, surtout pour une activité de vente où chaque mouvement compte. Ajouter le mode de paiement et une courte description permet d’expliquer l’usage professionnel et d’écarter une requalification.
| mention | pourquoi utile | exemple pratique | comment vérifier |
|---|---|---|---|
| Date du règlement | contrôle chronologique | 12/02/2026 | recherche dans relevé bancaire |
| Identité du fournisseur | vérification SIRET | Dupont SAS SIRET 123456789 | vérification sur sirene.insee.fr |
| Description de l’achat | justifie l’usage pro | Lot de 50 t‑shirts pour revente | corrélation facture / photo produit |
| Montant TTC | dépense effective | 450,00 € TTC | rapprochement avec écritures bancaires |
Le périmètre des achats à inscrire varie selon le type d’activité marchandises prestation ou opérations de débours
Vous devez définir dès le départ si l’activité nécessite d’inscrire tous les achats ou seulement ceux liés à la revente. Les opérations de débours doivent être documentées séparément pour éviter la requalification en revenu imposable. Tenir une annexe pour les débours et noter la nature « débours » sur la facture ou dans le champ description protègera votre position en cas de contrôle.
- 1/ Scope : décider si le registre couvre tous les achats ou uniquement les achats destinés à la revente.
- 2/ Débours : lister séparément et conserver preuve du remboursement au client.
- 3/ Preuve : associer chaque ligne du registre à une facture numérique ou papier.
J’ai choisi Excel ou Google Sheets : ces formats modifiables offrent piste d’audit et permettent d’éviter la perte de données grâce aux sauvegardes régulières.
Le mode de tenue du registre et les outils pratiques pour le sécuriser sans risque
Préférer un format modifiable et sauvegardé évite les erreurs de transcription et facilite les contrôles. Préférer Excel ou Google Sheets avec export PDF horodaté permet d’avoir un fichier vivant et des preuves figées à transmettre. Sauvegarder hors site et conserver un export mensuel protège contre la suppression accidentelle et les problèmes de synchronisation.
- 1/ Sauvegarde : cloud chiffré + copie locale pour limiter les risques.
- 2/ Historique : activer l’historique des versions sur Google Sheets ou conserver des exports PDF horodatés.
- 3/ Accès : limiter les droits et noter qui modifie le fichier.
Le choix du format Excel Google Sheets PDF ou logiciel doit répondre à simplicité preuve et sauvegarde
Vous pouvez utiliser un modèle Excel prérempli pour automatiser les totaux et conserver un export PDF horodaté comme preuve. Google Sheets facilite la synchronisation mais exige une politique de sauvegarde et le verrouillage des accès. Choisir un logiciel comptable reconnu simplifie l’automatisation, mais vérifier les possibilités d’export reste indispensable.
- 1/ Excel : automatisation des totaux et export mensuel en PDF.
- 2/ Google Sheets : accès multi‑poste, activer l’historique et restreindre les partages.
- 3/ Logiciel : privilégier un éditeur reconnu et vérifier la portabilité des données.
La conservation des pièces justificatives pendant dix ans et la gestion des contrôles fiscaux pour se prémunir
Vous devez conserver les factures et justificatifs 10 ans et organiser un dossier par exercice pour accélérer une vérification. Préparer une notice interne indiquant où sont stockés fichiers et copies imprimées fait gagner du temps lors d’un contrôle. Ajouter un sommaire annuel et des exports PDF horodatés permet au contrôleur de vérifier rapidement la cohérence entre registres et pièces.
- 1/ Durée : conserver les pièces 10 ans conformément aux obligations fiscales.
- 2/ Organisation : classer par exercice et par fournisseur pour gagner du temps.
- 3/ Notice : rédiger un court manuel interne indiquant l’emplacement des fichiers et des copies papier.