Une entreprise fait face à plusieurs contraintes dans son milieu. En effet, celle-ci doit gérer l’offre et la demande, mais prendre en compte la dure concurrence du marché. Pour ce faire, il existe un service important au sein de l’entreprise pour gérer chaque étape commerciale et logistique de la vente et de l’après-vente, en passant par les relances factures et la gestion des impayés. 

Il s’agit de l’ADV, l’Administration des ventes, qui permet de faire gagner un temps précieux, tandis que vous pouvez vous consacrer entièrement à la croissance de l’entreprise. Sélectionné en général pour son efficacité, sa polyvalence et son expérience, l’assistant en charge du service ADC vous épaule dans la gestion commerciale et la relation client de votre entreprise.

ADV : ça veut dire quoi ?

L’ADV, qui signifie Administration des vente, désigne un sigle au sein d’une société du service en charge de la gestion et de l’administration des rapports avec les clients, et ce, aussi bien pendant la vente qu’après celles-ci. En outre, le service d’ADV s’occupe de réguler les processus administratifs en rapport aux clients de l’entreprise. 

Par exemple, un assistant ADV s’occupe de faire respecter les délais de livraisons des produits, ainsi que la qualité des services rendus, conformes aux tarifs appliqués. Il se met aussi en charge de la facturation de l’entreprise, de la gestion de la clientèle et du suivi des actions dans le but de concevoir des tableaux de bord, analyses et rapports. Des données qui, par la suite, vont aider les décideurs à améliorer le fonctionnement de l’entreprise.

Quel est le rôle d’un gestionnaire ADV au sein de l’entreprise ?

On peut définir le rôle principal d’un gestionnaire ADV comme étant le garant de la bonne exécution des commandes, où il sera amené à intervenir depuis la chaîne d’approvisionnement jusqu’à la gestion de la facturation et des litiges. Au cœur du service client, l’assistant ADV dispose de nombreuses missions, qui consistent à établir un listing des procédures administratives et applicables lors des ventes réalisées, mais aussi de s’assurer de la bonne application de celles-ci.

Suivi logistique

Dans le but de satisfaire un maximum le client, l’ADV en charge de la gestion du planning de livraison se doit d’analyser les stocks de marchandises. Il s’assure ainsi du réassort produit et anticipe d’éventuelles ruptures de stocks.

Par ailleurs, il s’occupe aussi des processus de traitement des commandes (enregistrement, saisie, prévention, contrôle qualité et conformité).

Gestion des litiges

Qu’ils soient d’ordre administratif, logistique ou qualité, le gestionnaire ADV est amené à résoudre des litiges en tout genre, et ce, le plus rapidement possible avec les services concernés. Les litiges concernent aussi les clients, où l’administrateur des ventes gère les factures impayées en effectuant des relances.

Enfin, ce dernier s’occupe des retours produits, afin de garantir une satisfaction client optimale. 

Cas particuliers

Dans le cas d’une collaboration avec un transporteur, il est possible que l’ADV effectue un lancement des Appels d’Offres. Ainsi, il met en place une concurrence entre les différents prestataires, dans le but d’obtenir le meilleur prix.

Quelles sont les compétences d’un bon gestionnaire ADV ?

Pour pouvoir être en charge des administrations des ventes au sein d’une entreprise, il faut posséder des compétences aussi bien générales qu’internationales.

En effet, concernant les généralités, il faut :

  • Une connaissance solide en chaîne logistique
  • Maîtriser les règles et procédures commerciales et administratives
  • Une connaissance des politiques tarifaires
  • Un savoir en gestion commerciale, administrative et financière
  • Maîtriser les outils de bureautique et l’utilisation des logiciels de gestion de stocks/production

D’autre part, il est tout aussi important d’avoir les connaissances au niveau international :

  • Culture des Incoterms
  • Excellent niveau linguistique
  • Connaissance juridique des normes internationales

Comment devenir gestionnaire ADV ? (études, formation)

Les entreprises à la recherche d’un gestionnaire ADV ont tendance à se tourner vers les profils ayant un diplôme Bac + 2/3 de type BTS ou DUT, avec une spécialisation en commerce international

D’une part, les formations de type BTS Management des unités commerciales se voient favorisées par les sociétés d’action commerciale, tandis que les profils où la Négociation de la relation client sont favorisées par les entreprises de services.

Par ailleurs, certaines sociétés requièrent directement des diplômés Bac + 5 avec une spécialisation en supply chain. Ici, le poste de gestionnaire ADV se présente plus comme un poste tremplin vers des fonctions à plus haute responsabilité, que ce soit au niveau de la chaîne logistique ou du service commercial.

Formation

Le parcours d’un administrateur des ventes n’est pas forcément tout tracé. En effet, il est possible d’intégrer tout d’abord un poste dans le service comptabilité, l’assistanat de direction ou encore la gestion administrative. 

Parfois, les profils pourvus d’une première expérience en logistique sont très recherchés, étant donné qu’ils sont fraîchement diplômés et dynamiques. Ici, le principal critère pour réussir ce poste réside dans le tempérament.