Il n’y a pas un propriétaire d’agence ou un PDG qui n’aimerait pas avoir un aperçu de l’avenir de son entreprise.
Parce que bien sûr, vous pouvez dire que vous planifiez une tonne, mais est-ce tout ce qu’il faut pour s’assurer que votre agence est sur la voie du succès ?
Certaines des questions que vous devez vous poser sont les suivantes :
Puis-je prévoir les activités qui affecteront mes revenus futurs ? Puis-je prévoir les emplois entrants, la gestion des projets et la disponibilité des ressources ?
Pourquoi avez-vous besoin de connaître l’avenir ?
Les prévisions vous aident à mieux planifier et à mieux vous préparer. Si votre agence est nouvelle sur le marché et que vous débutez, alors la prévision qualitative est ce que vous ferez. Cette méthode s’applique lorsque vous ne disposez pas de données historiques sur lesquelles vous pouvez vous appuyer. Vous pouvez examiner vos données historiques et comparer les tendances. Avec la prévision quantitative, vous pouvez prédire ce qui se prépare pour votre entreprise, trouver les lacunes et essayer de les éviter à l’avenir.
Nous allons maintenant vous montrer comment prévoir quatre métriques clés qui affectent l’avenir de votre agence.
Prévision de quatre mesures clés
Avoir toutes vos données passées et en temps réel en un seul endroit rendra le processus de prévision beaucoup plus facile. Lorsque vous choisissez un outil pour votre entreprise d’agence, visez un outil qui a le projet, le budget, la gestion des ressources et le reporting intégrés avec un seul.
1. Prévision du chiffre d’affaires
Si vous voulez que votre agence soit rentable à long terme, il est préférable de commencer par le début de votre cycle d’affaires : votre pipeline de vente. Disposer d’un outil qui comprend un entonnoir de vente et des capacités de prévision des revenus liées à la planification des ressources sera utile.
Pour vous assurer que vous pouvez livrer un projet potentiel à temps et en voir les bénéfices, normalement, votre équipe de développement commercial travaillera en étroite collaboration avec les opérations pour obtenir une image claire du travail entrant.
Connaissant les ressources dont vous disposez, plus le calendrier et le budget que vos clients potentiels ont en tête, vous pouvez commencer à prévoir vos revenus de vente.
2. Gestion prévisionnelle des ressources
La planification des ressources vous aide à allouer et à planifier les ressources nécessaires à la réalisation de différentes tâches. Comme dans toute agence, la gestion efficace des ressources est un défi en raison de la complexité des projets, des délais changeants et de la maximisation de l’utilisation.
Lorsqu’on manque d’un outil de gestion d’agence, on suit son instinct ou ses expériences passées pour embaucher de nouveaux employés. C’est pourquoi prévoir la disponibilité des équipes est crucial. Lorsque vous prévoyez la gestion des ressources, cela inclut la prévision des congés (vacances, congés sans solde, congé parental, etc.)
Il est pratique d’avoir un outil de bout en bout pour suivre tous les changements qui se produisent dans un projet. De cette façon, vous comprendrez la capacité actuelle et maximale de vos ressources.
3. Prévision de l’utilisation
Le suivi du temps donne à votre agence des données de rentabilité précises, ce qui conduit à une meilleure prise de décision, qui orientera l’avenir de votre agence.
L’utilisation prévisionnelle est une métrique clé que vous devez suivre. Parce que votre travail tourne autour de la prestation de services aux clients, l’utilisation facturable est une métrique cruciale à surveiller. Les agences de développement de logiciels, par exemple, visent à maintenir leur taux d’utilisation facturable autour de 75-85%.
4. Prévision des revenus
Une fois que votre planification des ressources est tracée, vous pouvez vous concentrer sur ce dont toute entreprise a besoin pour pouvoir prospérer à long terme : la prévision des revenus de l’agence.
