Protéger vos données lors de l’externalisation : une approche RGPD pour les entreprises

Il y a plus de deux ans, en mai 2018, est entré en vigueur le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Depuis lors, le paysage des données personnelles a radicalement changé. Sa finalité principale : respecter les droits fondamentaux des personnes, dont le droit à la protection des données à caractère personnel. Les entreprises ont dû s’adapter pour répondre à ces nouvelles exigences légales, ce qui comprend leur manière d’externaliser leurs données.

Qu’est-ce que l’externalisation ?

L’externalisation désigne tout processus dans lequel une entreprise délègue certaines de ses activités opérationnelles à une société externe, connue sous le nom de fournisseur d’externalisation. Elle est une stratégie largement utilisée par les entreprises pour économiser sur les coûts d’exploitation, améliorer l’efficacité et se concentrer sur leurs compétences-clefs. L’externalisation peut s’appliquer à diverses fonctions de l’entreprise allant de la gestion des Ressources Humaines à la maintenance informatique en passant par le service client.

Comprendre le RGPD

Perçu comme l’un des textes les plus stricts au monde en matière de protection des données, le RGPD s’applique à toutes les entreprises de l’Union européenne qui traitent des données personnelles, mais aussi à toutes celles hors UE qui offrent des biens ou des services à des personnes au sein de l’Union. Son objectif : assurer que les données soient collectées légalement, sous certaines conditions, que les personnes concernées soient informées de leur collecte et qu’elles demeurent sûres et sécurisées.

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Les principes fondamentaux du RGPD en matière de protection des données

Les principes du RGPD

Le RGPD se construit autour de sept principes clé que sont : la licéité, la loyauté et la transparence, la limitation des finalités, la minimisation des données, l’exactitude, la limitation de la conservation, l’intégrité et la confidentialité et enfin, la responsabilité.

Implications pour les entreprises

Ces principes ont un impact important sur la façon dont une entreprise doit traiter les données. Ils obligent les entreprises qui externalisent le traitement de leurs données à des tiers à assurer que ces sous-traitants respectent ces principes et garantissent le respect des droits des personnes concernées. En effet, le fait de confier l’exécution de certaines tâches à des sous-traitants ne dispense pas l’entreprise de ses obligations juridiques liées à la protection des données.

Les défis du RGPD pour l’externalisation

Application du RGPD en cas d’externalisation

Le RGPD s’applique pleinement en cas d’externalisation, car en partageant les données personnelles avec un tiers (le fournisseur d’externalisation), l’entreprise demeure « responsable du traitement » des données et donc responsable de la manière dont le sous-traitant traite ces données. Cette responsabilité couvre notamment l’obligation de veiller à ce que le sous-traitant travaille conformément aux principes du RGPD.

Risques et sanctions

Le non-respect du RGPD peut entraîner des sanctions sévères, dont l’amende peut atteindre jusqu’à 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial ou 20 millions d’euros, selon le montant le plus élevé. En plus de ces sanctions financières, les entreprises pourraient également subir des dommages réputationnels, qui pourraient s’avérer encore plus coûteux sur le long terme.

Mise en œuvre efficace du RGPD lors de l’externalisation

Assurer la conformité RGPD

L’étape préliminaire pour assurer une externalisation en conformité avec le RGPD est de réaliser une évaluation approfondie des risques. Cela inclut l’évaluation des risques associés à l’externalisation des opérations de traitement des données, l’identification des mesures appropriées pour les atténuer et bien sûr, le choix d’un fournisseur de services d’externalisation qui comprend et respecte les obligations du RGPD.

Rôle de la Transparence et de la Responsabilité

La transparence et la responsabilité sont deux aspects essentiels dans le cadre de la protection des données. Les entreprises ont le devoir d’informer clairement et précisément les personnes concernées sur la manière dont leurs données sont traitées et pourquoi. Elles doivent également être en mesure de démontrer leur conformité avec les principes du RGPD à tout moment.

Gestion des violations de données

En cas de violation de données, le RGPD impose aux entreprises de signaler cette violation à l’autorité de contrôle compétente dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance et de notifier les personnes concernées sans retard injustifié si la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés.

Conclusion

L’impact du RGPD sur l’avenir de l’externalisation

Le RGPD a eu un impact considérable sur les pratiques d’externalisation en obligeant les entreprises à mettre la protection des données personnelles au cœur de leur stratégie d’externalisation. Cela a conduit à une exigence accrue de transparence et de responsabilité, avec une visibilité et un contrôle renforcés de la manière dont les données sont traitées, stockées et protégées. En tant que tel, le RGPD a ouvert une nouvelle ère, celle de la protection des données, et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise.

Principaux conseils

Protéger les données lors de l’externalisation, nécessite de renforcer la diligence dans le choix des fournisseurs de services externes, de s’assurer que les contrats sont en conformité avec le RGPD et de maintenir des mesures de sécurité adaptées. Il est également crucial pour les entreprises d’être préparées à gérer efficacement toute violation de données qui pourrait survenir pour répondre dans les meilleurs délais aux obligations du RGPD, mais également en limiter l’impact.

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