Les réunions ont la mauvaise réputation d’être une perte de temps. Cela ne doit pas être obligatoirement le cas. En fait, les réunions efficaces s’avèrent être un outil puissant pour partager les informations, anticiper les problèmes, remonter le moral et renforcer l’esprit d’équipe.Il est recommandé aux cabinets de leurs clients d’organiser deux types de réunions récurrentes : les réunions matinales et les réunions du personnel mensuelles.
Les réunions matinales, appelées « réunions d’affaires quotidiennes », doivent durer 10 à 15 minutes, se concentrent sur les événements de la journée et se dérouler avant le premier rendez-vous de patient. Les réunions du personnel mensuelles doivent durer 60 à 90 minutes et servir de forum pour travailler sur des problématiques plus importantes, comme la documentation et la mise en œuvre des systèmes.
Pour améliorer le déroulement des réunions de cabinet, suivez les six étapes suivantes
1. Fixez un programme de réunions
Les réunions matinales doivent se dérouler tous les jours en début de journée. Les réunions du personnel doivent avoir lieu toutes les quatre à six semaines. En ce qui concerne les réunions du personnel, bloquez des créneaux pour toute l’année. Cela indiquera à l’équipe que cette réunion est prioritaire pour vous et que vous ferez en sorte de ne pas l’oublier ou la négliger.
2. Créez un ordre du jour pour les réunions
Les gens aiment savoir où ils vont. S’ils ont reçu un ordre du jour à l’avance, ils peuvent arriver préparés pour participer. Pour les réunions du personnel, envoyez l’ordre du jour une semaine à l’avance afin que l’équipe puisse travailler en amont avant de se rendre à la réunion. Les ordres du jour permettent également à l’équipe de ne pas s’éloigner des sujets prévus.
3. Respectez les horaires
Commencez et terminez à l’heure. Vous indiquez ainsi que le temps des autres est aussi précieux à vos yeux. Il n’est pas souhaitable que votre équipe patiente en attendant le début de la réunion ou se dépêche de reprendre son poste parce que la réunion a duré plus longtemps que prévu.
4. Prenez des notes
Déléguez l’enregistrement des discussions à un membre du personnel. À la fin de la réunion, cet employé devra lire à voix haute quelles sont les tâches attribuées. Les employés sauront ainsi ce qu’ils sont censés accomplir avant la prochaine réunion.
5. Attribuez des responsabilités
Comment votre cabinet peut-il régler les problèmes et surmonter les défis si personne n’est responsable ? Les réunions représentent une excellente occasion de déléguer les tâches aux personnes adéquates. Par exemple, s’il y a un problème de planification de soins d’hygiène avec les patients, désignez un hygiéniste dentaire et un réceptionniste afin de trouver des solutions avant la prochaine réunion.
6. Faites un suivi de la progression
À chaque réunion, passez en revue les éléments des réunions précédentes. Demandez des rapports de progression pour les tâches assignées. Si des tâches sont terminées, elles peuvent être supprimées. Si elles ne sont pas terminées, l’équipe peut tenter de trouver des idées pour accélérer son achèvement. Le passage en revue des processus pendant chaque réunion crée un sentiment d’urgence qui pousse les membres d’équipe à accomplir les tâches en temps et en heure.
Conclusion
Les réunions sont un outil essentiel pour améliorer le succès de votre cabinet. Elles offrent à tous une occasion de sortir de la routine quotidienne et d’avoir une vision d’ensemble, même si ce n’est que pour quelques minutes. Ces six étapes amélioreront l’efficacité des réunions de votre cabinet.
